Gli errori più comuni quando si avvia un'azienda e come evitarli

Costituire una società in Serbia può sembrare una procedura amministrativa semplice. Tuttavia, quando si è un fondatore straniero, l'intero processo richiede particolare attenzione, non solo per le specificità legali, ma anche per le normative amministrative locali e le regole non scritte nella pratica.

Di seguito presentiamo gli errori più comuni che gli investitori stranieri commettono quando costituiscono un'azienda in Serbia, nonché consigli concreti su come evitarli.

⚠️ 1. Comprensione incompleta della forma giuridica della società

Errore: Molti fondatori scelgono casualmente tra una LLC e una filiale di una società estera, senza comprendere le differenze di responsabilità e obblighi che ne derivano.

Come evitare: Consultare un avvocato e commercialista prima di avviare un'azienda.

➡️ Se vuoi fare affari in Serbia come persona giuridica indipendente, con diritti e obblighi propri, conto locale, contratti e piena autonomia aziendale, la DOO (società a responsabilità limitata) è la forma più comune e flessibile.

➡️ Se si desidera operare come "braccio esteso" di una società estera, con la possibilità di utilizzare ad esempio i riferimenti della società madre, è possibile costituire una filiale di una persona giuridica estera.

⚠️ 2. Nome dell'azienda o codice attività specificato in modo errato

Errore: Scegliere un nome che non soddisfa i requisiti dell'APR o un codice attività che non corrisponde al lavoro effettivo.

Ciò può comportare il rifiuto di registrazione, una classificazione fiscale errata o problemi con la partecipazione alle gare d'appalto o l'obbligo di possedere licenze, il che significa la mancata costituzione della società.

Come evitare: Verificare la libertà del nome a sito ufficiale dell'APR e consultarsi quando si sceglie un codice attività (ad esempio se l'area aziendale è servizi, produzione, IT, ecc.).

⚠️ 3. Documentazione errata o incompleta per il TAEG

Errore: La presentazione di una documentazione incompleta, una definizione imprecisa dell'attività, la dimenticanza della registrazione del beneficiario effettivo (UBO) o informazioni errate sul rappresentante legale prolungano la costituzione della società di almeno una settimana.

Come evitare: Un partner esperto può preparare tutto per voi nel rispetto delle normative locali.

Il team VRB prepara un set completo di documenti, tra cui:

• Memorandum di associazione
• Decisione di costituzione (per la filiale)
• Registrazione del vero proprietario
• Dichiarazioni dei redditi e documentazione per l'archivio

⚠️ 4. Mancata iscrizione nei registri obbligatori: fiscali, IVA, archivio

Errore: La costituzione della società è stata completata, ma le dichiarazioni dei redditi non sono state presentate entro i termini previsti oppure è stata dimenticata l'iscrizione obbligatoria presso l'Archivio Storico.

Come evitare: Dopo o durante l'insediamento è necessario:

• ✅ Registrati per la dichiarazione dei redditi (obbligatorio)
• ✅ Registrati per l'IVA (se stai pianificando un fatturato superiore al limite di legge o se hai un fatturato internazionale)
• ✅ Preparare e adottare la documentazione per le operazioni di archiviazione (obbligo di legge entro 30 giorni)

⚠️ 5. Aprire un conto bancario senza supporto locale

Errore: Alcuni fondatori non riescono ad aprire un conto perché la documentazione è incompleta, non tradotta o la banca richiede informazioni aggiuntive. Inoltre, al momento dell'apertura di un conto, non richiedono l'apertura di tutti i conti necessari.

Come evitare: Lavorare con un team locale che conosce le procedure delle banche in Serbia velocizza il processo.

Ti aiutiamo con:

• Selezione della banca (in base a commissioni, velocità, lingua)
• Pianificazione degli appuntamenti e invio della documentazione in anticipo
• Comunicazione in serbo con i funzionari

⚠️ 6. Ignorare l'obbligo di tenere i libri contabili aziendali fin dal primo giorno

Errore: Molti fondatori aspettano di iniziare a lavorare per assumere un contabile, ma l'obbligo di tenere i libri contabili inizia dal giorno in cui l'azienda viene fondata, non dal momento della fatturazione.

Come evitare: Assumi un contabile che si occuperà immediatamente di:

• Completare tutte le registrazioni necessarie (Amministrazione fiscale, LPA, ecc.)
• Conservare i registri e preparare le dichiarazioni IVA (se si è nel sistema)
• Presentazione tempestiva delle dichiarazioni dei redditi, ad esempio per l'affitto, il reddito dei membri del consiglio di amministrazione, ecc.
• Consigli sui primi costi che puoi riconoscere

⚠️ 7. Ignorare l'obbligo di archiviazione della documentazione

Errore: Molti titolari di attività commerciali non sanno che sono tenuti ad ottenere l'approvazione dell'Archivio storico e ad adottare norme sulla conservazione dei documenti, già entro 30 giorni dalla loro costituzione.

Come evitare: Subito dopo aver costituito la società, preparare:

• Norme di archiviazione
• Decisione sulla persona responsabile
• Elenco della documentazione e dei periodi di conservazione
• E sottoporre tutto all'archivio per l'approvazione

Il team VRB si occupa per te dell'intera procedura con l'Archivio.

⚠️ 8. Scelta sbagliata del commercialista

Errore: Spesso i fondatori assumono il contabile più economico "per iniziare" e "coprire" la fase di costituzione dell'azienda, il che in seguito si traduce in fatture non contabilizzate, scadenze non rispettate e persino multe.

Come evitare: Fin dall'inizio, lavorerai con un contabile che:

• conosce le leggi locali, ma anche gli standard internazionali
• funziona digitalmente
• comunica in inglese/italiano
• comprende le tue esigenze come investitore straniero

⚠️ 9. Contratti di lavoro non conclusi o scadenti

Errore: Assunzione di dipendenti senza contratto o con contratti non conformi agli obblighi di legge (lavoro supplementare, contratto di lavoro, lavoro di prova).

Come evitare: Sempre corretto formulare relazioni. Il nostro team prepara:

• Contratti di lavoro (a tempo determinato/indeterminato)
• Contratti di lavoro aggiuntivo
• Contratti di servizio
• E implementa la registrazione/cancellazione dei lavoratori nel sistema

✅ Come può aiutarti il team VRB?

• Analisi: LLC o filiale: qual è la soluzione migliore per il tuo gruppo?
• Preparazione della documentazione completa e registrazione aziendale
• Comunicazione bilingue e documenti bilingue (serbo/inglese o serbo/italiano)
• Supporto fiscale, contabile e legale fin dal primo giorno
• Assistenza nell'apertura di una banca e nella comunicazione con le istituzioni

📩 Contattaci e avvia un'azienda in Serbia senza errori amministrativi e stress.